Vingt PDF, un tableur

Le dossier des factures fournisseurs, en fin de trimestre. On ouvre le premier PDF, on lit la date, on la tape dans le tableur, on lit le montant HT, on le tape, la TVA, le TTC, on ferme, on ouvre le suivant. Le tableur reste ouvert à côté pendant une heure. À la vingtième facture, l’attention baisse et un chiffre part de travers.

Claude (Cowork) travaille sur ce point précis. Vous lui donnez accès au dossier, il lit les PDF et rend un classeur Excel avec une ligne par facture. Les classeurs qu’il produit portent des formules qui fonctionnent, pas des valeurs collées.

Ce que ça fait

Vous désignez un dossier de factures PDF, vous récupérez un fichier Excel avec une ligne par facture et les colonnes que vous avez nommées.

Prérequis

• Un compte Claude payant. Cowork est disponible sur Pro, Max, Team et Enterprise, pas sur le plan gratuit.
• Claude Desktop à jour. C’est par là qu’un dossier de votre machine devient lisible par Claude.
• Vos factures en PDF, réunies au même endroit. Claude lit les fichiers individuels jusqu’à 50 Mo.
• Dix minutes, aucune compétence technique. On écrit une demande en français, puis on relit un tableau.

Les étapes

1. Rassembler les PDF dans un seul dossier

   Créez un dossier sur votre disque, nommé par période : Factures fournisseurs 2026-07. Glissez-y les PDF, ceux du dossier de téléchargement comme ceux extraits des mails.

   Ne renommez rien. Le nom d’origine des fichiers va servir de repère au moment du contrôle.

2. Connecter le dossier à la tâche

   Dans Claude Desktop, ouvrez l’onglet Cowork et démarrez une tâche. Utilisez le bouton Ajouter un dossier (Add folder), puis désignez le dossier de factures.

   Ajouté ainsi, le dossier est connecté pour la session en cours. Si vous refaites l’opération chaque mois, attachez-le plutôt à un projet Cowork : ouvrez Projets (Projects), créez un projet, attachez-y le dossier. Il reste accessible d’une tâche à l’autre.

3. Nommer les colonnes que vous voulez

   C’est ici que se joue la qualité du résultat. Une demande vague donne un tableau vague. Écrivez la liste des colonnes, dans l’ordre où vous les voulez, et dites quoi faire des champs absents.

   « Lis tous les PDF du dossier Factures fournisseurs 2026-07 et construis un classeur Excel, une ligne par facture, avec ces colonnes : date, fournisseur, numéro de facture, montant HT, TVA, TTC, date d’échéance, source. La colonne source contient le nom du fichier PDF d’origine. Si une information n’apparaît pas sur la facture, laisse la cellule vide : ne la déduis pas, ne la recalcule pas. »

   La consigne sur les champs absents pèse autant que la liste des colonnes : sans elle, un montant HT illisible peut être reconstitué depuis le TTC, et rien dans le tableau ne vous le signalera. La colonne source, elle, est ce qui rend le contrôle possible. Chaque ligne renvoie à une pièce que vous pouvez rouvrir.

4. Contrôler le tableau avant de s’en servir

   Comptez d’abord. Le nombre de lignes doit égaler le nombre de PDF du dossier. Un écart signale une facture sautée, ou deux factures logées dans un même fichier.

   Demandez ensuite le total de la colonne TTC et comparez-le à ce que vous avez par ailleurs : relevé bancaire, balance fournisseurs, échéancier. Un total qui tombe juste ne garantit pas que chaque ligne soit juste, mais un écart vous dit tout de suite qu’il faut creuser.

   Prenez enfin deux ou trois lignes au hasard, ouvrez le PDF nommé dans la colonne source, comparez champ par champ. Trois minutes. C’est le seul moyen de savoir si la lecture tient sur vos fournisseurs et leurs mises en page.

5. Garder la procédure pour le mois suivant

   Une fois le résultat correct, demandez à Claude d’écrire la marche à suivre dans un fichier : emplacement des PDF, liste des colonnes, consigne sur les champs vides, contrôles à passer. Le mois suivant, vous rouvrez ce fichier et pointez le nouveau dossier.

   Cette procédure peut ensuite devenir une compétence, que Claude mobilise sans que vous ayez à la recopier. La manip est décrite dans le tuto « Transformer une procédure interne en compétence ».

Pour tester

Trois demandes à passer dans l’ordre, sur un dossier réel, une fois le premier classeur produit.

« Combien de PDF y a-t-il dans le dossier Factures fournisseurs 2026-07, et combien de lignes dans le classeur ? Si les deux nombres diffèrent, dis-moi quels fichiers manquent. »

« Ajoute sous le tableau une ligne de totaux pour les colonnes HT, TVA et TTC, avec de vraies formules Excel et non des valeurs collées. »

« Liste les factures pour lesquelles tu n’as pas trouvé le numéro ou la date d’échéance, avec le nom du fichier, que je les reprenne à la main. »

Bon à savoir

Les PDF scannés sont le cas fragile. Une facture sortie d’un logiciel de facturation porte une couche texte : les caractères sont lus tels quels. Une facture scannée ou photographiée est une image, et la lecture passe par de la reconnaissance de caractères. Les erreurs se logent alors dans les chiffres, un 8 pris pour un 3, un séparateur décimal perdu. Sur un lot mélangé, traitez les scans à part et contrôlez-les un par un.

L’extraction se valide avant tout usage comptable ou déclaratif. Le classeur produit est un brouillon de saisie. Tant que les totaux n’ont pas été rapprochés et quelques pièces rouvertes, il n’entre ni dans un journal d’achats ni dans une déclaration. La colonne source sert à ça : elle ramène de la ligne au document d’origine.

Le volume a des bornes. Claude lit les fichiers individuels jusqu’à 50 Mo. Un lot de factures numériques passe sans difficulté, des scans en haute définition peuvent coincer. Une tâche Cowork consomme aussi plus d’usage qu’une conversation classique, ce qui se sent sur un abonnement Pro.