Transformer une procédure interne en compétence

La procédure d’onboarding a été rédigée il y a deux ans. Quinze pages, un sommaire, trois annexes. Elle dort dans un dossier partagé et personne ne l’ouvre. Chacun accueille les nouveaux arrivants de mémoire, à sa façon : l’un pense au badge et oublie la mutuelle, l’autre commande le poste de travail la veille pour le lendemain.

Une compétence (skill) déplace ce document du dossier partagé vers l’endroit où le travail se fait. Claude la charge de lui-même quand votre demande correspond, et suit les instructions qu’elle contient. Deux articles de ce site expliquent le pourquoi : « Les skills — la mémoire de procédure de ton Claude » et « Construire un skill à ton métier ». Ce tuto fait le comment.

Ce que ça fait

Vous demandez à Claude de préparer une arrivée, il applique votre procédure interne, dans votre ordre et avec vos formulations, sans que vous ayez à la lui rappeler.

Prérequis

• Une procédure déjà écrite. Mode opératoire, note de service, checklist. Peu importe le support : ce qui compte est que le contenu existe et soit à jour.
• Un éditeur de texte et de quoi faire un ZIP. Le Bloc-notes ou TextEdit suffisent. Le clic droit « Compresser » de Windows et de macOS fait le reste.
• Quinze minutes, aucune compétence technique. Le temps passe sur la réécriture de la procédure, pas sur la manipulation.

Les étapes

1. Créer le dossier et le fichier

   Sur votre ordinateur, créez un dossier nommé onboarding. À l’intérieur, créez un fichier texte enregistré sous le nom exact skill.md. Le sous-dossier resources est facultatif : il accueille les pièces de la procédure, trame d’entretien, modèle de courrier.

   Le format attendu est un ZIP qui contient ce dossier à sa racine, et non les fichiers en vrac. Il n’existe pas de « fichier .skill » : c’est l’erreur la plus courante, et elle fait échouer l’installation.

   onboarding.zip └── onboarding/ ├── skill.md └── resources/

2. Écrire les deux lignes qui décident du déclenchement

   En tête du skill.md, entre deux lignes de trois tirets, deux champs obligatoires : name, 64 caractères au maximum, et description, 200 caractères au maximum.

   La description n’est pas un résumé pour vos collègues, c’est le texte que Claude lit pour décider s’il déclenche la compétence. Elle doit contenir les mots que vous employez quand la situation se présente.

   --- name: Onboarding nouveau collaborateur description: Procédure d’accueil d’un nouvel arrivant, de l’administratif au parcours des 30 premiers jours. À utiliser dès qu’une arrivée, une intégration ou un premier jour est évoqué. ---

   Mauvaise description : « Aide pour les ressources humaines ». Elle ne nomme aucune situation, donc elle se déclenchera au hasard, ou jamais. Bonne description : celle du bloc ci-dessus, qui dit ce que fait la compétence et à quels mots la reconnaître.

3. Réécrire la procédure en instructions

   C’est le vrai travail, et c’est là que vos quinze minutes doivent passer. Sous les trois tirets de fermeture, le corps du fichier est du texte libre. Convertissez chaque phrase de prose de votre document en consigne exécutable.

   « Il est d’usage que le manager prenne contact en amont » devient « Rédige le message de bienvenue du manager, à envoyer cinq jours avant l’arrivée. » Numérotez les étapes, donnez les délais en jours, nommez le service responsable de chacune, et listez les informations que Claude doit réclamer quand elles manquent : date d’arrivée, type de contrat, site, matériel.

   Coupez le contexte historique et les justifications : ils ont leur place dans le document de référence, pas ici.

4. Empaqueter et installer

   Clic droit sur le dossier onboarding, puis « Compresser ». Ouvrez le ZIP obtenu pour vérifier : vous devez y voir le dossier, pas directement le skill.md.

   Dans Claude, ouvrez « Personnaliser > Compétences » (Customize > Skills) et téléversez le ZIP depuis cette page. La compétence apparaît dans la liste avec sa description et sa date d’activation ; c’est aussi de là qu’on la désactive ou qu’on la supprime.

5. Tester avec plusieurs formulations

   Ouvrez une conversation neuve et posez la même demande de trois façons différentes, comme trois personnes de l’équipe l’écriraient. Claude ne réagit pas à un mot-clé : il tranche à partir de votre description.

   Si la compétence reste muette, c’est la description qu’il faut réécrire, pas la procédure. Ajoutez-y les termes de la demande qui a échoué, réempaquetez, réinstallez.

6. Variante : enregistrer le flux plutôt que l’écrire

   Si vous préférez ne pas toucher à un fichier, Claude sait fabriquer la compétence en observant votre façon de faire. Cliquez sur « + » puis « Enregistrer une compétence » (Record a skill), ou passez par « Personnaliser > Compétences » et utilisez l’option d’ajout de la page.

   La documentation réserve cette fonction à macOS, sur les formules Pro, Max et Team. Sous Windows, il faut passer par le fichier.

Pour tester

Trois formulations pour une même situation, telles qu’elles arrivent dans une journée ordinaire. Les trois devraient déclencher la compétence ; celle qui échoue vous dit quoi corriger.

« On accueille une nouvelle chargée de recrutement le 2 septembre, en CDI, sur le site de Lyon. Prépare son parcours d’intégration. »

« Le comptable démarre lundi. Donne-moi la liste de ce qui doit être prêt avant son arrivée et qui s’en occupe. »

« Karim est arrivé il y a trois semaines. Qu’est-ce qu’il reste à faire sur son intégration, et qu’est-ce qu’on a laissé passer ? »

Bon à savoir

Une compétence encode une procédure, elle ne la valide pas. Si le mode opératoire est périmé ou bancal, il sera appliqué de travers, mais plus vite et plus régulièrement qu’avant. La réécriture en instructions oblige à le relire pour de bon : les trous se voient quand il faut mettre un délai et un responsable en face de chaque étape.

Le partage à l’équipe n’a rien d’automatique. Une compétence personnalisée reste privée au compte qui l’a installée. Sur Team et Enterprise, l’organisation peut en provisionner pour ses membres ; sinon, chaque collègue reçoit le ZIP et l’installe lui-même, avec le suivi de versions que cela suppose.

N’écrivez pas ce qui existe déjà. Les compétences Anthropic pour Excel, Word, PowerPoint et PDF sont fournies et s’activent seules quand le format le demande. Gardez votre travail pour ce qui est propre à votre maison.