Ranger deux cents fichiers sans en ouvrir un

Le dossier partagé de l’équipe contient « devis_final_v2 », « devis_final_VRAI », « Scan 12-03 (1).pdf » et « sans titre.docx ». Personne ne sait lequel a été envoyé au client. Reprendre l’ensemble demande une demi-journée que personne n’a, et le dossier grossit chaque semaine.

Claude (Cowork) lit et écrit dans les dossiers que vous lui connectez depuis l’application Claude Desktop. Il ouvre les fichiers, lit ce qu’il y a dedans, propose des noms, déplace. Il ne sort pas des dossiers connectés. Le rangement tient en une session, à condition de préparer deux choses avant de lancer quoi que ce soit : la convention de nommage et le plan.

Ce que ça fait

Vous obtenez un dossier renommé et classé selon une convention que vous avez validée, sans avoir ouvert les fichiers un par un.

Prérequis

• Un compte Claude payant. Pro, Max, Team ou Enterprise.
• L’application Claude Desktop, macOS ou Windows. C’est elle qui donne accès aux dossiers locaux.
• De la place sur le disque. Assez pour poser une copie du dossier à ranger.
• Douze minutes, dont la moitié passée à relire un tableau. Aucune compétence technique.

Les étapes

1. Poser le filet

   Avant d’ouvrir Claude, dupliquez le dossier. Clic droit, copier, coller à côté, en mettant la date dans le nom de la copie. Si le volume est trop gros pour être dupliqué, vérifiez que la sauvegarde de la machine a tourné aujourd’hui et notez l’heure de la dernière exécution.

   Deux minutes, et tout ce qui suit devient réversible. Un renommage en masse ne s’annule pas d’un Ctrl+Z.

2. Connecter le dossier et faire écrire la convention

   Dans Claude Desktop, ouvrez l’onglet Cowork et connectez le dossier avec le bouton Ajouter un dossier (Add folder). Au démarrage de la tâche, le sélecteur en haut à droite propose Dans le cloud (In the cloud) et Sur votre ordinateur (On your computer). Prenez Sur votre ordinateur : le choix se fait au démarrage, une tâche déjà lancée dans le cloud ne se bascule pas en cours de route.

   Demandez d’abord un échantillon, pas un rangement : « Liste cinquante noms de fichiers représentatifs de ce dossier, ouvre-en dix, puis propose-moi une convention de nommage adaptée à ce qui existe. » Claude vous rend une règle écrite, du genre date, client, type de document, version.

   Relisez-la et corrigez-la vous-même. L’ordre des éléments dépend de la façon dont vous cherchez : par client si vous suivez des comptes, par date si vous suivez des échéances. Une convention devinée par Claude range selon la logique du dossier, pas selon la vôtre. C’est l’étape qui décide du résultat.

3. Demander le plan, sans rien exécuter

   Écrivez la consigne en deux temps. D’abord le plan : « Applique cette convention et donne-moi un tableau à trois colonnes, nom actuel, nouveau nom, dossier de destination, plus une colonne Doute quand tu n’es pas sûr du classement. N’exécute rien pour l’instant. »

   Relisez le tableau en commençant par les lignes marquées Doute. Corrigez dans la conversation, en langage courant : « les factures 2024 vont dans Comptabilité, pas dans Clients », « les fichiers qui commencent par CR sont des comptes rendus de réunion ». Claude régénère le tableau avec vos corrections.

   Sur deux cents fichiers, dix lignes fausses repérées dans un tableau coûtent cinq minutes. Les mêmes dix lignes exécutées coûtent une reprise du dossier.

4. Lancer, avec le mode d’approbation qui convient

   Quand le tableau est juste, écrivez « Applique le plan tel que validé, ligne par ligne ». Deux modes d’approbation existent : Approuver manuellement (Manuel), qui vous fait valider chaque action, et Ignorer toutes les approbations (Ignorer), qui laisse la tâche dérouler seule.

   Pour un premier passage, réglez le mode de la tâche sur Approuver manuellement et lancez-la sur un sous-dossier d’une vingtaine de fichiers. Une fois ce test concluant, Ignorer toutes les approbations se justifie sur les lots suivants, puisque le plan a déjà été relu. Sur un dossier de paie ou des pièces comptables, restez en Manuel du début à la fin.

5. Envoyer les douteux dans un sous-dossier, ne rien supprimer

   Ajoutez cette consigne au plan, avant de lancer : « Ne supprime aucun fichier. Les doublons apparents et tout ce que tu n’arrives pas à classer vont dans un sous-dossier À TRIER, avec un fichier texte qui explique pourquoi chacun s’y trouve. »

   Claude peut supprimer définitivement un fichier dans un dossier connecté, mais chaque suppression réclame une autorisation explicite, bouton Autoriser (Allow), y compris quand le mode est réglé sur Ignorer toutes les approbations. Pour un rangement de masse, n’accordez pas cette autorisation : deux cents décisions de suppression ne se relisent pas.

   Le tri de « À TRIER » vous revient. Comptez dix minutes, une fois le reste rangé.

Pour tester

Trois demandes à passer sur une copie de test avant de toucher au dossier réel. La troisième est celle qu’on réutilise à chaque fois.

« Ouvre les vingt derniers PDF du dossier Scans et dis-moi, pour chacun, s’il s’agit d’une facture, d’un devis ou d’un contrat, avec le nom du client et la date qui figurent à l’intérieur. »

« Propose-moi une convention de nommage pour ce dossier de notes de frais, à partir de ce qui existe déjà, et montre-moi dix exemples avant / après. »

« Établis le tableau de renommage du dossier Clients 2025 : nom actuel, nouveau nom, destination. N’exécute rien, je veux relire avant. »

Bon à savoir

Claude se trompe sur les documents dont le nom ne dit rien. Un « sans titre.docx » qui contient quinze lignes rédigées peut partir dans Comptes rendus alors que c’est le brouillon d’une lettre de rupture de contrat. Claude lit le contenu, il ne connaît pas l’histoire de la maison ni qui a écrit quoi. Le passage à blanc sert à ça : une ligne fausse dans un tableau se corrige en dix secondes, un fichier mal rangé parmi deux cents se retrouve six mois plus tard.

Une session Cowork consomme plus qu’une conversation classique, Anthropic le documente. Ouvrir et lire deux cents fichiers pèse sur votre quota. Sur un abonnement Pro, traitez le dossier par lots, un sous-dossier à la fois, plutôt qu’en une seule tâche.

Rien ne tourne pendant que l’ordinateur est éteint. Une tâche planifiée ne peut pas être liée à un dossier local : si elle a besoin de vos fichiers, elle attendra que la machine soit allumée et l’application ouverte. Le rangement mensuel automatique d’un dossier de bureau n’existe pas.