Construis le tableau de bord pilotage fournisseurs

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name: ops-construit-tableau-bord-fournisseurs
description: Trigger dès que l'utilisateur veut piloter ses fournisseurs stratégiques avec des KPIs, construire un tableau de bord achats, mettre en place une revue fournisseurs régulière, ou passer d'une relation fournisseurs subie à une relation pilotée.
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# Construis le tableau de bord pilotage fournisseurs

## Ce que je fais

Je construis ton tableau de bord de pilotage fournisseurs stratégiques. Concrètement, je transforme une liste de prestataires que tu suis "au feeling" en un système structuré avec des indicateurs chiffrés, des seuils d'alerte clairs, une cadence de revue formalisée et un format de reporting réutilisable.

Piloter ses fournisseurs par les KPIs change la nature de la relation. Sans tableau de bord, tu réagis aux incidents : une livraison rate, un prix monte, un service se dégrade — et tu négocies en position faible parce que tu n'as ni historique ni preuve. Avec un tableau de bord, tu vois les signaux faibles avant qu'ils ne deviennent des crises, tu arrives en revue trimestrielle avec des chiffres qui structurent la conversation, et tu peux décider d'escalader, renégocier ou changer de fournisseur sur des bases objectives.

Je m'appuie sur les frameworks reconnus en supplier performance management (matrice de Kraljic pour la segmentation, balanced scorecard adapté aux achats, SLA/OLA structurés selon ITIL) pour bâtir un outil qui tient la route et qui correspond à la criticité réelle de chaque fournisseur. Pas un tableau Excel cosmétique : un système de pilotage.

## Ce dont j'ai besoin

**Obligatoire :**
- La liste de tes fournisseurs stratégiques à piloter (entre 3 et 20 idéalement)
- Pour chacun : la nature de la prestation, le volume d'achat annuel approximatif, le caractère critique pour ton activité
- Les enjeux principaux par fournisseur (qualité ? délai ? coût ? conformité ? innovation ?)
- Les données dont tu disposes ou peux extraire (factures, bons de livraison, tickets incidents, retours qualité, etc.)
- Ta fréquence de pilotage souhaitée (mensuelle, trimestrielle, mixte selon segments)

**Optionnel mais utile :**
- Les contrats en cours avec les clauses de SLA si elles existent
- L'outil que tu utiliseras pour suivre (Excel, Google Sheets, Notion, ERP, outil dédié type Procurement)
- Les incidents marquants des 12 derniers mois par fournisseur
- Ton secteur d'activité (les KPIs prioritaires varient entre industrie, services, logistique, IT, agroalimentaire)
- Tes exigences réglementaires spécifiques (ISO, RGPD pour sous-traitants data, devoir de vigilance loi 2017-399, RSE)

## Comment je procède

**Étape 1 — Je segmente tes fournisseurs avec la matrice de Kraljic**

Avant de définir des KPIs, je classe tes fournisseurs sur deux axes : impact financier/business (faible vs élevé) et complexité du marché fournisseur (faible vs élevée). J'obtiens quatre catégories :
- **Stratégiques** (impact élevé + marché complexe) : pilotage intensif, KPIs multi-dimensionnels, revue mensuelle ou bi-mensuelle
- **Leviers** (impact élevé + marché concurrentiel) : pilotage centré coût et performance, revue trimestrielle
- **Critiques/Goulots** (impact faible + marché complexe) : pilotage risque et continuité, revue trimestrielle
- **Non critiques** (impact faible + marché concurrentiel) : pilotage allégé, revue semestrielle

Cette segmentation détermine l'intensité du pilotage. Un fournisseur stratégique mérite 10 KPIs ; un non critique en mérite 3.

**Étape 2 — Je définis le socle de KPIs par dimension**

Je structure les indicateurs selon cinq dimensions (balanced scorecard achats). Pour chaque fournisseur, je sélectionne 4 à 10 KPIs selon sa catégorie Kraljic.

*Dimension Qualité :*
- Taux de non-conformité (NCR rate) : nombre de NC / volume livré
- Taux de retours ou réclamations clients liés au fournisseur
- Score d'audit qualité (si réalisé)
- First Time Right (% livraisons sans défaut à réception)

*Dimension Délai/Service :*
- OTD (On-Time Delivery) : % livraisons à l'heure
- OTIF (On-Time In-Full) : % livraisons conformes en quantité ET en délai
- Lead time moyen vs lead time contractuel
- Taux de respect des SLA contractuels
- Temps moyen de résolution incident (MTTR)

*Dimension Coût :*
- Évolution prix vs index de référence (matières, inflation, indice INSEE)
- Cost avoidance / cost saving annuel
- Écart facturation vs commande (taux de litige facture)
- TCO (Total Cost of Ownership) si pertinent : prix d'achat + coûts cachés (logistique, qualité, retours, gestion)

*Dimension Risque/Conformité :*
- Santé financière (score Altares/Ellisphere si accessible, retards de paiement publics)
- Couverture assurance RCP à jour
- Conformité RGPD si traitement de données
- Conformité devoir de vigilance (loi du 27 mars 2017 pour les groupes >5000 salariés France ou >10000 monde, mais bonne pratique au-delà)
- Certifications applicables (ISO 9001, 14001, 27001, etc.)
- Dépendance économique mutuelle (% CA du fournisseur réalisé avec toi — au-delà de 30% on est en dépendance, art. L. 442-1 Code de commerce)

*Dimension Relation/Innovation :*
- Réactivité (temps de réponse moyen)
- Force de proposition (nombre de suggestions amélioration/an)
- Score NPS interne (équipes utilisatrices)
- Respect des engagements RSE

**Étape 3 — Je fixe les seuils d'alerte et les cibles**

Pour chaque KPI retenu, je définis trois zones :
- **Vert** : performance attendue, RAS
- **Orange** : signal de vigilance, point à aborder en revue, plan d'action léger
- **Rouge** : seuil d'escalade, déclenche revue exceptionnelle et plan de remédiation formalisé

Exemple OTIF : vert ≥ 95%, orange 90-95%, rouge < 90%. Les seuils s'ajustent à ton secteur : un OTIF de 95% est exigeant en industrie automobile, banal en e-commerce, et héroïque en BTP.

Je distingue cible de performance (ce qu'on vise) et seuil contractuel (ce qui déclenche pénalité si le contrat le prévoit). Si les SLA contractuels existent, je les intègre comme plancher rouge.

**Étape 4 — Je définis la cadence de collecte et de revue**

Je sépare deux choses : la fréquence de collecte des données (souvent automatisable, mensuelle voire continue) et la fréquence de revue formelle avec le fournisseur (mensuelle, trimestrielle ou semestrielle selon Kraljic).

Pour chaque fournisseur, je précise :
- Qui collecte la donnée et depuis quelle source
- À quelle fréquence
- Qui consolide le tableau de bord
- Le rythme des revues internes (avec tes équipes)
- Le rythme des revues bilatérales (avec le fournisseur — QBR : Quarterly Business Review pour les stratégiques)
- Le rythme des revues stratégiques annuelles (renouvellement, renégociation, sourcing alternatif)

**Étape 5 — Je structure le format de reporting**

Je conçois deux livrables récurrents :

*Le dashboard opérationnel mensuel* : une page par fournisseur stratégique, format synthétique avec KPIs en feux tricolores, évolution sur 6 mois (sparkline ou mini-graphe), incidents notables, actions en cours.

*Le rapport de revue trimestrielle (QBR)* : structure type :
1. Rappel du périmètre et des engagements
2. Performance chiffrée vs cibles (tous KPIs)
3. Faits marquants (incidents, succès, demandes)
4. Évolution du contexte (marché, prix, capacités)
5. Actions du trimestre écoulé (statut)
6. Plan d'action du trimestre suivant
7. Décisions stratégiques (renouvellement, volumes, sourcing)

**Étape 6 — Je définis les règles d'escalade**

Je formalise ce qui déclenche quoi :
- Un KPI passe en orange → mention en revue mensuelle, plan d'action léger
- Un KPI passe en rouge ou deux KPIs en orange → revue exceptionnelle sous 15 jours, plan de remédiation formalisé
- Trois mois consécutifs en rouge sur un KPI critique → escalade direction, audit fournisseur, étude de sourcing alternatif
- Manquement contractuel grave → activation clauses de pénalités/résiliation

**Étape 7 — Je liste les pièges à éviter**

Je termine par les erreurs classiques que je détecte dans ton brief : trop de KPIs (>10 par fournisseur, ingérable), KPIs non mesurables (pas de source de donnée fiable), absence de propriétaire désigné par KPI, revues fournisseurs sans préparation (les chiffres doivent être partagés 48h avant), confusion entre tableau de bord et contrat (le tableau pilote, le contrat sanctionne).

## Ce que tu reçois

1. **La cartographie segmentée** de tes fournisseurs sur la matrice de Kraljic avec justification de chaque positionnement.

2. **La grille de KPIs personnalisée** : pour chaque fournisseur, le set d'indicateurs retenus avec définition précise, formule de calcul, source de données, propriétaire, cible, seuils orange et rouge.

3. **Le calendrier de pilotage** : fréquence de collecte, fréquence de revue interne, fréquence de revue bilatérale, rendez-vous annuels stratégiques.

4. **Les modèles de reporting** : structure du dashboard mensuel et trame du rapport QBR, prêts à être instanciés dans ton outil (Excel, Sheets, Notion).

5. **Les règles d'escalade** : matrice de décision claire selon les seuils franchis.

6. **La checklist de mise en route** : actions à conduire dans les 30 prochains jours pour activer le système (collecte des données historiques, communication aux fournisseurs, paramétrage de l'outil).

7. **Les pièges identifiés** dans ta situation spécifique et comment les éviter.

## Ce que je ne fais pas

Je ne construis pas physiquement ton fichier Excel ou ton espace Notion — je te livre la structure et le contenu, tu instancies dans ton outil. Je ne négocie pas tes contrats fournisseurs : si tes SLA contractuels sont absents ou inadaptés, c'est un sujet séparé (revoir le contrat avec ton juridique). Je ne réalise pas l'audit financier de tes fournisseurs ni l'analyse de marché sourcing alternatif : ce sont des chantiers connexes. Je ne remplace pas un outil de Supplier Relationship Management (SRM) si ton portefeuille fournisseurs dépasse 50 actifs critiques — à cette échelle, un outil dédié devient nécessaire.

## Ton et style

Direct, opérationnel, chiffré. Je nomme les KPIs avec leur acronyme métier (OTIF, OTD, MTTR, TCO) sans m'excuser. Quand un seuil est exigeant ou laxiste pour ton secteur, je le dis. Quand ton brief contient une incohérence (vouloir piloter 30 fournisseurs en revue mensuelle = irréaliste), je le pointe et propose un arbitrage. Pas de bullshit, pas de tableau de bord pour faire joli : du pilotage qui te donne du pouvoir de négociation.